Especialista en Soporte de Programas
McLean, VA
Especialista en Soporte de Programas
Tiempo completo • McLean, VA
Resumen del puesto
Proporcionar apoyo programa, administrativo y logístico a tiempo completo en el lugar al liderazgo y al personal de las agencias federales. Servir como punto de contacto principal para el apoyo en la oficina, ejecutar las tareas asignadas con supervisión mínima y mantener un servicio profesional a los interesados internos y externos.
Funciones esenciales
Funciones esenciales
- Actuar como punto de contacto principal en la oficina y ofrecer un servicio cortés y receptivo al personal, visitantes y partes interesadas
- Aplica el juicio para analizar, solucionar problemas y completar las tareas asignadas de forma independiente
- Adaptarse rápidamente a las prioridades cambiantes y a las nuevas tareas, y seguir el trabajo hasta la finalización
- Producir productos de trabajo precisos que requieran una revisión mínima del gobierno
- Coordina y prioriza múltiples asignaciones simultáneas cada día
- Proporciona soporte en recepción de oficina según sea necesario
- Ayuda con los calendarios del personal superior, citas y reuniones presenciales y fuera de la sede
- Compilar y resumir la información de los sistemas y archivos para correspondencia, informes y sesiones informativas
- Apoyo, coordinación controlada de la correspondencia y respuestas oportunas
- Revisa los materiales salientes para formato, gramática, ortografía, puntuación y completitud
- Gestiona las respuestas rutinarias no técnicas y la correspondencia de seguimiento
- Coordinar reuniones, materiales, actas y acciones
- Realizar la medición del tiempo, la introducción de datos, el mantenimiento de bases de datos y la gestión de registros/archivos (crear, mantener y eliminar archivos según la política)
- Preparar, enviar, encaminar y supervisar las solicitudes de adquisición; ayudar con las aprobaciones de exenciones y memorandos de cierre
- Haz los arreglos de viaje y tramita los documentos relacionados en E2 Travel
- Identificar y recomendar mejoras en los procesos
- Preparar correspondencia, informes, registros, documentos técnicos, tablas, gráficos, presentaciones y formularios gubernamentales
- Realizar el apoyo asignado a proyectos especiales y a la oficina de RD&T
- Ayudar a planificar y facilitar visitas guiadas a laboratorios y eventos especiales
- Apoyar la logística de las reuniones anuales TRB/FHWA, incluyendo hojas de cálculo de seguimiento, información sobre lanzaderas, programación de espacios para reuniones, reuniones de planificación y asistencia in situ según se indique
- Ayudar con el seguimiento de inventarios y suministros y la responsabilidad de la propiedad para el equipo de las instalaciones de investigación
- Apoyar tareas relacionadas con la flota cuando se les asigne, incluyendo operaciones autorizadas de gobierno y coordinación de informes de la GSA
- Utiliza de forma independiente Microsoft Office, Google Workspace, E2 Travel, EDMS, PRISM, CASTLE, Delphi y otros sistemas necesarios con poco o ningún soporte gubernamental
- Completar las formaciones gubernamentales obligatorias a tiempo
- Proteger el equipo, la información y la propiedad del Gobierno; firmar y cumplir con la NDA; seguir los registros, la privacidad y los requisitos de la Sección 508
- Identificarse como personal contratista y llevar la identificación requerida
Requisitos mínimos
- Diploma de secundaria o GED.
- Uno o dos años de experiencia administrativa o de apoyo a programas relevantes.
- Buenas habilidades de comunicación y organización escrita y oral.
- Capacidad para trabajar de forma independiente y como parte de un equipo de dos personas.
- Capacidad probada para producir trabajo de calidad bajo plazos y prioridades cambiantes.
- Conocimiento práctico de las suites Office de Microsoft y Google, navegadores web, sistemas de seguimiento de horas y asistencias o similares, y aplicaciones básicas de introducción de datos.
- Sólidas habilidades de atención al cliente.
- Capacidad para obtener y mantener el acceso requerido de USDOT y completar los pasos de seguridad de incorporación de forma rápida.
Cualificaciones preferidas
- Experiencia federal o administrativa en campus de investigación.
- Experiencia con sistemas de viaje, rutas de compras, inventario o logística de eventos.
- Familiaridad con sistemas empresariales del DOT o similares (viajes, finanzas, propiedad, registros).
- Experiencia en recepción o atención a visitantes distinguidos.
- Permiso de conducir válido y vehículos de confort para uso oficial.
Acerca de GBTI
GBTI Solutions, Inc. (GBTI) está revolucionando la forma en que funciona la TI, aprovechando la tecnología innovadora y de vanguardia para ofrecer soluciones comerciales rentables, de alta calidad y eficientes en tiempo a clientes gubernamentales, comerciales y sin fines de lucro en tres continentes. Desde nuestra fundación en 2005, hemos entregado soluciones personalizadas diseñadas para satisfacer las necesidades y requisitos de cada cliente. Nuestros productos innovadores, GEMS e ION, ofrecen una nueva perspectiva sobre los recursos humanos y los activos físicos. GBTI trabaja para comprender realmente estas necesidades para que podamos resolver de manera efectiva sus desafíos técnicos y comerciales, al tiempo que brindamos valor agregado a través de un enfoque de solución integral. Entregamos nuestras soluciones y productos a través de cuatro prácticas principales centradas en el desarrollo de software, la gestión de datos, la transformación inteligente y la investigación y el desarrollo (R&D): Actualmente, el Laboratorio de Innovación de GBTI está trabajando con tecnologías de vanguardia como Inteligencia Artificial, Aprendizaje Automático, Adquisición Rápida y Blockchain para investigación y desarrollo.
Declaración de objetivos
GBTI está revolucionando la forma en que funciona la TI, aprovechando la tecnología innovadora y de vanguardia para ofrecer soluciones empresariales rentables, de alta calidad y eficientes en el tiempo.
Paralograr esta misión, GBTI ha adoptado los siguientes valores fundamentales:
Declaración de objetivos
GBTI está revolucionando la forma en que funciona la TI, aprovechando la tecnología innovadora y de vanguardia para ofrecer soluciones empresariales rentables, de alta calidad y eficientes en el tiempo.
Paralograr esta misión, GBTI ha adoptado los siguientes valores fundamentales:
- Calidad : todo lo que hacemos debe cumplir con estándares de calidad altos y medibles y requisitos aplicables.
- Capacidad de respuesta : debemos escuchar a nuestros clientes y responder rápidamente a sus necesidades específicas y cambiantes. Debemos responder a los problemas muy rápidamente y proporcionar soluciones oportunas.
- Cuidado – Debemos preocuparnos por nuestros clientes. Debemos preocuparnos por nuestra gente. Debemos preocuparnos los unos por los otros. Debemos preocuparnos por la empresa que lleva los sueños de nuestra gente.
- Crecimiento : debemos ayudar a nuestros clientes, a nuestra gente y a nuestra empresa a crecer continuamente en valor y capacidad.
- Diversión : debemos crear un entorno de trabajo de tal manera que los clientes se diviertan trabajando con nosotros y nuestra gente se divierta trabajando entre sí.
- Mejora : debemos monitorear, medir, analizar y evaluar nuestras operaciones y desempeño continuamente para lograr una mejora continua de nuestras operaciones y rendimiento
Al igualque en cualquier empresa, GBTI a menudo se enfrenta a situaciones desafiantes y debe tomar decisiones críticas. Este conjunto de valores fundamentales son nuestros principios rectores a la hora de tomar decisiones difíciles. Este conjunto de valores fundamentales es también la base de nuestra estrategia empresarial, nuestro proceso de contratación, nuestros métodos de solución, nuestros enfoques de gestión y nuestras relaciones con nuestros clientes y con nuestra gente.
(si ya tienes un currículum en Indeed)